Søknadsportalen ISY Road

Gruppeansvarlig skal kontrollere at nye brukere har tilknytning til firmaet, og deretter aktivere dem.

Slik gjør du:

• Velg Konfigurasjon, tannhjulet nederst til venstre.
• Åpne gruppen.
• Velg Medlemmer.
• Finn brukeren og kontroller tilknytningen til firmaet.
• Aktiver brukeren.

Du trenger ikke å legge inn en gyldighetsperiode.

Gruppeansvarlig kan sette flere medlemmer som gruppeansvarlige. Da kan flere i firmaet aktivere nye brukere.

Hvis du venter på aktivering, kontakter du gruppeansvarlig i firmaet ditt.

Under Assosiasjoner kan gruppeansvarlig knytte firmaet til andre grupper dere samarbeider med.

Dette gjør det mulig for samarbeidspartneren å opprette saker og knytte firmaet deres til saken – eller omvendt.

Slik gjør du:

• Velg Konfigurasjon, tannhjulet nederst til venstre.
• Åpne gruppen.
• Velg Assosiasjoner.
• Trykk Legg til assosiasjon og finn ønsket firma.

Tiltakshavere som en samarbeider med jevnlig, bør registreres i systemet. En tiltakshaver kan være assosiert med flere entreprenører dersom ulike entreprenører benyttes i ulike saker.

Tiltakshavere som brukes en sjelden gang, trenger ikke å registreres som egen aktør. Da gjør du følgende:

• Velg Kontaktkortet Privat tiltakshaver i søknaden.
• Fyll ut kommunens skjema med opplysninger om tiltakshaveren.
• Legg skjemaet ved søknaden.

Skjema for søknad om løyve:

• Søknad om løyve til graving i og ved offentleg veggrunn/kommunalt friareal (PDF, 74 kB) 
  - Vedlegg når tiltakshaver er privatperson eller ikke registrert part i søknadsportalen
• Søknad om løyve til private stikkleidningar i offentleg veggrunn/kommunalt friareal (PDF, 75 kB) 
  - Vedlegg når ledningseier/tiltakshaver er privatperson eller ikke registrert part i søknadsportalen
• Søknad om løyve til arbeid på og ved offentleg veggrunn og kommunalt friareal.pdf (PDF, 170 kB)
  - Vedlegg når tiltakshaver er privatperson eller ikke registrert part i søknadsportalen

Entreprenøren er selv ansvarlig for å registrere tilstrekkelige og riktige opplysninger om fakturamottaker og fakturareferanse.

Bruk en referanse som gjør at dere kan identifisere prosjektet eller arbeidet, for eksempel et prosjekt- eller bestillingsnummer. Fakturareferansen kan inneholde maksimalt 40 tegn. Kommunalt ansatte bes om å oppgi ressursnummeret.

Saksnummeret fra ISY Road kommer automatisk med på fakturaen.

Når vi mottar en gravesøknad, opprettes en kontrollordre som sendes til vann og avløp (VA).

Informasjon om VA-ledninger i området legges inn i sjekklisten under fanen Kontroll i gravesøknaden. Her får du opplysninger om det er behov for påvisning i den aktuelle saken, samt kontaktinformasjon til de du skal kontakte.

Hvis det er behov for påvisning, må du selv kontakte VA og avtale tidspunkt. Gravesøknaden vil ikke godkjennes før dette er gjennomført og registrert på kontrollordren av VA. 

Foreløpig skal arbeidsvarslingsplan lastes opp i portalen. Bruk eksisterende excel-skjema for varsling og sikring av arbeidet. Fyll ut skjemaet og last det opp i Excel-format under Valgfrie vedlegg.

Arbeidsvarslingsplan (XLSX, 352 kB)

Det er ulik statusflyt for søknader om gravetillatelse og søknader om arbeidstillatelse. Dere finner statusflyt på fanen Statusflyt inne på den aktuelle saken. Nye søknader kan lagres som Utkast eller Planlagt arbeide mens du arbeider med søknaden, men må settes i status Søknad før den vil bli behandlet.

For gravetillatelser må saken settes i pågående når arbeidet starter. Dersom arbeidet blir midlertidig istandsatt, f.eks. etter lagt oljegrus i påvente av asfaltering, skal status settes til Midlertidig istandsatt. Når arbeid med ferdigstilling starter skal status settes tilbake til pågående. Når arbeidet er ferdig settes status til Ferdigstilt. 

For arbeidstillatelser settes sakene automatisk i status Pågående når saken er godkjent og startdato for arbeidsperioden er passert. Dersom dere ikke starter denne dagen må dere derfor inn og sette status til På vent, og så sette status til Pågående når dere starter arbeidet. Bruk også status På vent dersom dere ikke arbeider sammenhengende dager. Når arbeidet er ferdig settes status til Ferdigstilt.

Hvis du ikke får endret status på søknaden til «Søknad», kan det mangle opplysninger.

Hold musepekeren i et par sekunder over det blå feltet «Endre status» eller «Lagre med status» oppe til høyre. Da vises en liste over felter som mangler utfylling. Fyll inn opplysningene og forsøk på nytt. 

Kontroller at søknaden faktisk er sendt inn, og ikke bare lagret. En søknad vil ikke behandles før den er satt i status Søknad.

I loggen kan du skrive spørsmål og meldinger til kommunen og lese svar.

Her kan du også se hvilke e-poster som er sendt ut, og hvem som har utført ulike handlinger i saken.

Bruk loggen i den aktuelle saken når du har spørsmål om søknaden. Skriv tydelig hva du trenger avklaring på. Følg opp loggen mens søknaden behandles og arbeidet pågår.

Har du glemt passordet, velger du Tilbakestill passord på forsiden av portalen.

Du finner også mer informasjon om programmet på spørsmålstegnet øverst til høyre i ISY Road.