Nettstedskart |English|
Ålesundkommune logo 246px
Ålesundkommune logo sidestilt 50h

Papirløse møter

Lesebrett i stedet for saksdokumenter i papir

Hvem ordningen omfatter

Formannskapet har vedtatt å innføre lesebrett som arbeidsverktøy for folkevalgte. Lesebrettet erstatter saksdokumenter i papir og brett tildeles
1.    Faste medlemmer av bystyret
2.    2 første vara for hver gruppe i bystyret
3.    Formannskapets faste medlemmer og alle varamedlemmer
4.    Faste medlemmer i bystyrets utvalg
5.    1. vara for hver gruppe i hvert utvalg

Hva bruk av lesebrett vil innebære

Så snart lesebrettene tas i bruk, vil det bli slutt på å sende ut innkalling og saksdokumenter i papirformat til de organene som er nevnt ovenfor. Dette gjelder både for de som får brett og alle varamedlemmer som ikke får brett.

Du som får tildelt lesebrett, får ikke innkalling og saksdokumenter i papir for noen av de organene du er medlem av.

Du som ikke får brett kan, i likhet med alle som har tilgang til Internett, lese dokumentene på kommunens internettsider.

Har du privat lesebrett eller bærbar pc som du heller vil benytte til å laste ned dokumentene fra nettet og ta denne med i møtet, må du melde fra om dette til sekretariatet. Vi sender da ikke ut dokumentene i papir. Du får ved møtets start tildelt brukernavn og passord som gir deg tilgang til internett dersom du ønsker det under møtet. Dette gjelder møter som legges til rådhuset.

Lesebrettet

Lesebrettet er en iPad Air. Brettet har WiFi, men er ikke tilrettelagt for sim-kort. Det er dessverre ikke mulig å bytte ut brettet med et som har sim-kort.

Du som bruker må registrere brettet med din egen Apple-ID og kan, og helst bør, legge inn din private epostadresse og øvrige installasjoner som du ønsker å ha tilgang til på brettet. Kommunen, ved IT, installerer programmet AirWatch som brukes til å lese saksdokumentene, og registrerer brettet med kommunal e-postadresse. Det blir lagt inn sporingstjeneste for brettet slik at dersom du mister brettet, kan IT spore det og har mulighet, ved fjernstyring, til å slette innholdet.

Brettet har begrensa lagringsplass og vi ber deg unngå å laste ned filmer, spill og musikk. Slikt krever stor plass og vil etter hvert kunne føre til at brettet blir tregt i bruk.

Bruk av brettet

Sekretariatet legger innkalling og dokumenter til møte tilgjengelig i programmet AirWatch. Så snart innkallingen er lagt ut, sender sekretariatet e-postmelding til de som har brett om at innkallingen er klar. Meldingen sendes kun til den kommunale e-postadressen. Sekretariatet bruker bare denne adressen i kommunikasjonen med deg som folkevalgt. Du må derfor følge med på denne innboksen.
Når du logger deg inn på programmet vil du få tilgang til alle de folkevalgte organene ordningen omfatter. Du velger det organet og den møtedatoen som er aktuell. Tidligere møter vil etter hvert bli fjerna fra AirWatch for å spare lagringsplass, men de blir fortsatt tilgjengelige i «Innsyn».

Du kan skrive notater og lage ulike typer anmerkninger i dokumentet ved å benytte det verktøyet som ligger i programmet AirWatch. Det du lagrer der forsvinner når dokumentene for det aktuelle møtet etter en tid blir fjerna, jf. avsnittet ovenfor. Vil du beholde dine notater, må du lagre dokumentet med dine merknader på eget område i brettet. Alternativt kan du åpne dokumentene i PDF, GoodReader, eller lignende, og gjøre dine notater der.

Du kan kopiere notater i saken og sende kopien til den du ønsker via e-post. Har du forslag til vedtak som du vil fremme i møtet, bør du sende forslaget over til sekretariatet. Dette bør du gjøre uavhengig av om du bruker lesebrettet eller pc til å skrive forslaget.

Brettet er kommunal eiendom

Lesebrettet er kommunal eiendom. Du som folkevalgt får låne det som et arbeidsredskap til hjelp for utøving av vervet.

Det er full anledning til å bruke brettet til private formål, men da på eget ansvar. Kommunen er ikke ansvarlig for filer du selv lagrer på brettet og tap eller skade på slike er derfor kommunen uvedkommende.

Det er en forutsetning for bruken at du må bruke pin-kode for å få tilgang til brettet. Pin-koden er en barriere mot at andre enn du selv skal få tilgang til dokumentene fra brettet ditt. Dette er viktig fordi du kan få tilsendt dokumenter som er unntatt offentlighet, og fordi du kan legge inn personlige notater til dokumentene.

Brettet er ment til bruk i hele valgperioden. Avsluttes vervet før 2/3 av valgperioden er omme (innen utgangen av nest siste år i perioden), må brettet leveres tilbake til kommunen. Ved starten av ny valgperiode er hovedregelen at det tildeles nytt lesebrett eller tilsvarende løsning.

Dersom det oppstår feil i brettet som ikke kan utbedres, har kommunen ingen erstatningsplikt for personlige bilder, filer osv. som er lagret på brettet, jf. ovenfor. Ved feil vil IT først forsøke å rette feilen. Du må være forberedt på at dette ikke kan skje uten at alt innhold slettes og programvaren legges inn på nytt. Kan ikke feilen løses, tas brettet inn og du får tildelt nytt.

Skyldes feilen skade eller bruk som du selv er ansvarlig for, må du selv dekke kostnaden med nytt brett.

 Kontakt oss

Sentralbordet 70 16 20 00 (kl. 08.00 - 15.45)
 
Post: Postboks 1521, 6025 Ålesund
Besøk: Keiser Wilhelmsgt. 11, 6003 Ålesund

Åpningstider
Kontaktinformasjon
Organisasjon

Org.nr.  942 953 119